Ob beim 24h-Rennen, dem Truck-Grand-Prix oder Rock am Ring – Hospitality-Strukturen gehören zum Bild großer Motorsport-Events einfach dazu. Doch wie entsteht eigentlich eine solche temporäre Erlebniswelt? Wer sorgt dafür, dass Markenpräsentation, Funktionalität und Komfort auch unter schwierigsten Bedingungen reibungslos ineinandergreifen? Die Dimensions Group gewährt im Interview einen exklusiven Einblick in ihre Arbeit – vom ersten Kundenkontakt bis zum finalen Abbau. Dabei zeigen sie, wie viel Planung, Koordination und Flexibilität hinter jeder Struktur steckt – und warum gerade am Nürburgring besondere Herausforderungen warten.
Wie entsteht eine Hospitality im Motorsport überhaupt – vom ersten Kundenkontakt bis zur fertigen Struktur?
Der erste Kundenkontakt kann auf drei Wegen zustande kommen: durch ein gezieltes Anschreiben mit unserem Portfolio, durch die Teilnahme an einer Ausschreibung oder indem der Kunde uns über Empfehlungen oder das Kontaktformular erreicht. Unabhängig davon, ob der Erstkontakt telefonisch oder per E-Mail erfolgt, klären wir zunächst die Wünsche des Kunden sowie die örtlichen Gegebenheiten. Anschließend vereinbaren wir einen Vor-Ort-Termin, um die betreffende Fläche zu besichtigen. Daraufhin beginnt die konkrete Planungsphase, in der wir erste Angebote sowie 3D-Visualisierungen erstellen. Es folgt die detaillierte Ausarbeitung eines Konzepts – stets in enger Abstimmung mit dem Kunden. Die Betreuung durch uns endet nicht mit der Planung, sondern reicht bis zum vollständigen Abbau.
Was sind die ersten Schritte in der Planungsphase? Und wie schnell muss oft alles gehen?
Zu Beginn der Zusammenarbeit erfassen wir die genauen Gegebenheiten vor Ort. Dabei spielen vor allem folgende Fragen eine zentrale Rolle: Ist eine Verankerung mit Erdankern erlaubt oder muss das Zelt ballastiert werden? Wie stark ist das Gelände geneigt und wie viel muss unterbaut werden? Wie groß ist die verfügbare Fläche und wie viele Gäste werden erwartet? Diese Informationen helfen uns, die Anforderungen des Projekts besser zu verstehen. Im Anschluss erhält der Kunde Beispielbilder vergleichbarer Projekte, um gemeinsam die passende Zeltlösung zu definieren. Daraufhin erstellen wir ein erstes Grundangebot inklusive Grundriss, dem später eine 3D-Visualisierung folgt. Unser Ziel ist es, einen umfassenden Full-Service zu bieten. In dieser Phase ist ein enger und zeitnaher Austausch mit dem Kunden besonders wichtig – auch, um erste Angebote und Planungsunterlagen zügig bereitstellen zu können. Die Dauer der Planungsphase variiert stark: Manche Projekte begleiten wir über ein Jahr im Voraus, bei anderen verbleiben nur wenige Wochen bis zum Aufbau.
Welche Anforderungen bringen Motorsport-Events wie das 24h-Rennen oder der Truck-Grand-Prix mit sich? Gibt es Besonderheiten, die man beachten muss?
Bei der Planung und Umsetzung müssen die örtlichen Gegebenheiten stets berücksichtigt werden. Am Nürburgring ist im Bereich des Fahrerlagers ausschließlich der Einsatz verankerungsfreier Konstruktionen erlaubt. Daher müssen alle Zelte mit einem Schwerlastboden ballastiert werden. Zusätzlich erschwert der unebene Untergrund in einigen Bereichen den Aufbau – hier sind teilweise hohe Unterbauten erforderlich, die dennoch eine statisch sichere Konstruktion gewährleisten müssen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die strikte Einhaltung der Auf- und Abbauzeiten, da unmittelbar folgende Events keinen zeitlichen Spielraum lassen. Deshalb ist Flexibilität gefragt, um bei unerwarteten Herausforderungen schnell reagieren zu können – ebenso wie eine präzise Koordination mit allen beteiligten Subunternehmern.
Wie viele Personen sind im Durchschnitt an Aufbau, Abwicklung und Logistik einer typischen Hospitality beteiligt?
Der Personalbedarf variiert je nach Größe und Art des Events. Grundsätzlich betreuen wir jedes Projekt mit einem festen Team, bestehend aus einem Projektleiter, einem Richtmeister mit einer Kolonne von durchschnittlich acht Monteuren, einem Logistiker, einem Techniker sowie einem LKW-Fahrer oder einer externen Spedition – insgesamt also rund 13 Personen.
Bei größeren Veranstaltungen setzen wir zusätzlich zwei bis drei Kolonnen ein, zusammen mit einem weiteren Richtmeister. Auch unser Technik-Team wird bei Bedarf personell aufgestockt, um den Anforderungen vor Ort gerecht zu werden.
Wie lange dauert es im Regelfall vom ersten Bauteil bis zur fertigen Hospitality-Struktur?
Die Aufbauzeit variiert stark und hängt von mehreren Faktoren ab – etwa vom erforderlichen Unterbau, der Zeltgröße oder dem vorhandenen Zeitrahmen. Je nach Projekt kann der Aufbau innerhalb eines Tages erfolgen oder bis zu drei Wochen in Anspruch nehmen.
Wie flexibel muss euer Team auf kurzfristige Änderungen, Wetterumschwünge oder neue Kundenwünsche reagieren können?
Flexibilität ist in der Eventbranche unerlässlich. Wetterumschwünge können eine Baustelle schnell in eine Schlammlandschaft verwandeln, und auch kurzfristige Änderungswünsche seitens des Kunden – wie zusätzliche Möbel oder der Umbau einer Treppe – sind keine Seltenheit. In solchen Fällen ist schnelles, lösungsorientiertes Handeln gefragt, ohne dabei wertvolle Zeit zu verlieren. Ein präzises Timing und die volle Einsatzbereitschaft des gesamten Teams sind entscheidend, um auch unter unerwarteten Bedingungen reibungslose Abläufe sicherzustellen.
Welche Gewerke oder Partnerunternehmen arbeiten regelmäßig mit euch zusammen, um ein solches Projekt zu realisieren?
Wir verfügen über ein breit aufgestelltes Netzwerk aus erfahrenen Partnern verschiedenster Bereiche. Zu den Unternehmen, mit denen wir regelmäßig Projekte realisieren, zählen unter anderem:
– Sanitärbereich: SANI GmbH und TOI TOI & DIXI Sanitärsysteme GmbH
– Regionale Speditionen: Zirwes Transporte GmbH & Co. KG und Nass-Transporte GmbH
– Maschinenverleih: Arbeitsbühnen STABEL GmbH (Maschinenverleih)
– Veranstaltungstechnik: Starline Showservice GmbH
– Werbetechniker: Krüger Werbetechnik und Jonas Werbetechnik + Druck
– Mobile Energieversorgung: Eventenergie Deutschland GmbH & Co. KG
– Möbel: Partyrent
Diese langjährige Zusammenarbeit ermöglicht es uns, Projekte effizient, verlässlich und auf hohem Qualitätsniveau umzusetzen.
Wie wichtig ist für euch die Kombination aus Funktionalität und Markenpräsentation in einem Hospitality-Bereich?
Beides ist für uns sehr wichtig. Alles muss reibungslos funktionieren und gleichzeitig den vorgesehenen Zweck erfüllen. Dabei legen wir großen Wert auf die visuelle Wirkung: Das Design soll die Marke authentisch widerspiegeln. Auch die Materialqualität spielt eine zentrale Rolle – sie muss hochwertig und den Anforderungen des Events gewachsen sein.
Ihr wart z. B. beim Lidl-Supermarkt bei Rock am Ring oder beim Truck-Grand-Prix beteiligt – was war bei diesen Projekten besonders herausfordernd oder spannend?
Die größten Herausforderungen sind ganz klar die örtlichen Gegebenheiten. Beim Supermarkt müssen wir an der höchsten Stelle ca. zwei Meter unterbauen, um eine ebene Fläche zu schaffen. Beim Truck Grand Prix hingegen ist ausschließlich verankerungsfreies Bauen erlaubt – hier kommt nur eine Ballastierung infrage.
Auch der Zeitdruck ist in beiden Fällen enorm: Der Lidl muss innerhalb von drei Wochen komplett aufgebaut sein und in diesem Jahr sogar in nur anderthalb Wochen wieder abgebaut werden. Für den Truck Grand Prix bleibt uns nur ein sehr kleines Zeitfenster – sowohl für den Auf- als auch für den Abbau.
Hinzu kommt das unberechenbare Wetter am Nürburgring. Es kann strahlender Sonnenschein mit großer Hitze herrschen, aber ebenso gut starker Wind oder heftiger Regen – bei teilweise niedrigen Temperaturen. Das verlangt vom gesamten Team höchste Flexibilität und Belastbarkeit.
Was macht aus eurer Sicht eine wirklich gelungene Hospitality aus – sowohl für den Kunden als auch für die Besucher vor Ort?
Das Event soll die Marke bzw. den Kunden authentisch widerspiegeln – von der Gestaltung bis ins Detail. Die Location muss dabei exklusiv und individuell gewählt sein, um ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen. Entscheidend ist, dass für die Besucher ein stimmiges und einladendes Ambiente entsteht. Hochwertige Materialien sind dabei ebenso selbstverständlich wie ein umfassender Full-Service, der alle relevanten Dienstleistungen aus einer Hand bietet.
Text: NRingInfo
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